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Gérer ses archives, de la collecte à la communication, avec Alexandrie.

Des paramètres pré-définis mais personnalisables à intégrer

Alexandrie Archives, solution full web, conçue sur la base des normes archivistiques et des standards informatiques, offre une couverture fonctionnelle complète.

Par sa simplicité de paramétrage, Alexandrie permet de gérer tout type de fonds, d’organiser les espaces d’archivage en fonction de la chaine d’inclusion personnalisée.

Enfin, le fonds archives peut cohabiter avec d’autres fonds (documentation, photothèque, …) grâce à une gestion fine des droits.

Respect du processus métier

  • Versement manuel, automatique, par import des archives associé à un workflow de validation paramétrable ;
  • Recherche sur les métadonnées et en plein texte, recherche avancée sur les différentes typologies d’archives
  • Demande de communication des archives en fonction des droits d’accès et du niveau de confidentialité
  • Réintégration d’archives, dossiers…suite à une demande de communication, relance des demandeurs
  • Traitement du sors final des archives (éliminations, traitement de fonds)

Recherche et suivi des traitements, communication des archives

Par l’intermédiaire de dossiers ou emails, des alertes sont générées automatiquement pour permettre à l’archiviste de suivre les traitements sur les versements et éliminations

Les recherches sur les unités d’archives, ou les pièces sont entièrement paramétrables et personnalisables en fonction des destinataires du portail.

Les communications (prêt, consultation sur place, sortie exceptionnelle,…) sont gérées par le personnel des archives, les lecteurs, … Des statistiques sont générées dynamiquement.

Une interface full-web de valorisation

Le paramétrage permet de proposer en fonction du profil de l’utilisateur et de ses autorisations, des interfaces adaptées à chacun :

  • les contenus accessibles (archives, plan de classement, liste des demandeurs et lecteur, …) en consultation
  • les masques de recherche
  • les éditions et exports
  • l’alimentation de la base, avec possibilité d’intégrer un processus de validation par l’archiviste avant diffusion définitive
  • les réservations d’archives en vue d’une communication

Ces fonctionnalités, loin d’être exhaustives, feront d’Alexandrie l’outil indispensable pour gérer votre fonds d’archives, en toute sécurité et dans le respect des standards, en valorisant vos données sur un portail personnalisable, accessible en intranet, ou sur internet grâce à notre offre d’hébergement.

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« Alexandrie m’a permis de mutualiser les savoirs et de faciliter la communication entre des domaines d’activités connexes »

Caroline Adam, documentaliste au SCE de Nantes

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