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DCNS : une plateforme d’intelligence collective avec Alexandrie

En s’appuyant sur la plateforme Alexandrie, DCNS a mis en place un processus de surveillance de normes permettant d’alerter les utilisateurs des nouveautés et des modifications, et de mettre à jour un référentiel interne. Cette procédure permet via un connecteur d’interroger la base du fournisseur de normes et d’intégrer les métadonnées choisies.


" Alexandrie 7 répond aux besoins de DCNS d'entretenir de manière centralisée et évolutive son contexte normatif et réglementaire externe, dans le respect du copyright et dans un esprit de rationalisation et de protection des données et des collaborateurs du Groupe." déclare le responsable du projet à la direction Innovation et maîtrise Technique.

 

Présentation de la structure

Le Groupe DCNS, leader mondial du naval de défense, conçoit, réalise et maintient en service des sous-marins et des navires de surface. Il fournit également des services pour les chantiers et bases navals et propose un large panel de solutions dans les énergies marines renouvelables. Le Groupe réalise un chiffre d’affaires de 3,1 milliards d’euros et compte 13130  collaborateurs.

Pour en savoir plus sur le Groupe DCNS : http://fr.dcnsgroup.com/  

L'organanisation du centre de ressource

Un super-administrateur assure la configuration et le paramétrage de la plate-forme ainsi que l’entretien des liens et la mise à jour des données internes au bénéfice de l’ensemble du groupe.
Un réseau d’administrateurs locaux valident les demandes de leur site et complètent les métadonnées importées du catalogue de normes (Secteur d’activités, statut, PDF,…)

Enjeux du projet

Face au volume d’informations disponibles et utiles aux collaborateurs du groupe DCNS, tout l’enjeu de la mise en place d’une plateforme d’intelligence collective telle qu’Alexandrie est de centraliser la documentation externe pertinente (normes, documentation technique) afin de permettre la mise à jour du référentiel technique interne. Il s’agit également de créer du lien entre ces documents et donc d’apporter de la valeur ajoutée à la base de connaissance. A titre d’exemple : liste des normes citées, avec leur statut, par un référentiel technique interne ; liste des référentiels techniques internes citant une norme, …

Caractéristiques du projet

Afin de répondre à l’objectif décrit, Alexandrie permet aux utilisateurs de rechercher, à partir du portail, les normes dans le catalogue du fournisseur de DCNS. Cet utilisateur, s’il juge la norme intéressante et que celle-ci n’est pas déjà référencée dans Alexandrie, a ensuite la possibilité :

-          d’importer les métadonnées de la norme

-          de lancer une demande d’achat du PDF correspondant au texte intégral de la norme.

Le gestionnaire du site, auquel l’utilisateur ayant passé commande est rattaché, valide ou non la commande auprès du fournisseur de normes. Dès réception de celle-ci, le fichier GED est rattaché à la notice de métadonnées, les droits d’accès à ce fichier sont définis par le gestionnaire pour respecter le contrat passé avec le fournisseur de normes (ex : accès au seul utilisateur ayant importé les métadonnées de la norme).

L’utilisateur est alerté automatiquement par mail de la réception et de la mise à disposition sur le portail du fichier en texte intégral de la norme correspondant à sa demande d’achat.

Solutions apportées par GB Concept

Pour répondre aux besoins de DCNS, GB Concept a réalisé un développement permettant d’exploiter le webservice du fournisseur de normes, enrichi certaines fonctionnalités de l’application et proposé des compléments d’affichage (ex : statut de la norme sur la liste de résultats).

Bénéfices clients

Alexandrie permet d'automatiser les processus d'acquisition de l'information sous toutes ses formes et toutes ses origines, de l'organiser selon un modèle structuré propre à chaque entreprise, et de la diffuser de manière ciblée en mode multicanal aux différents publics des organisations dans lesquelles il est implanté. 

Les bénéfices identifiés pour les différents profils d’utilisateurs sont les suivants :

Utilisateur courant

  • Disposer d’un accès unique à l’ensemble de l’information-documentation externe à forte valeur ajoutée, analysée et identifiée comme pertinente puis capitalisée.
  • Accéder simplement aux normes/règlements cités par les documents du Référentiel Technique Interne à l’aide d’hyperliens mis à jour.

Utilisateur avancé

  • Recevoir une alerte en temps réel si une norme ou un règlement évolue.
  • Entretenir et surveiller les évolutions du contexte normatif et règlementaire de DCNS.

Gestionnaire local

  • Faciliter l’approvisionnement des normes

Administrateur

  • Gestion des droits d’accès aux métadonnées et fichiers GED
  • Import en masse
  • Personnalisation des formulaires de recherche avancée adaptés aux différents cas de figure, aux différents groupes d’utilisateurs
  • Animer et répondre aux besoins des gestionnaires locaux.

 

Perspectives

Les prochaines étapes envisagées dans le cadre de ce projet sont les suivantes :

-          mettre en oeuvre les fonctions collaboratives, telles que les notes, les tags ou les commentaires d'Alexandrie pour faire remonter les remarques du terrain ;

-          surveiller les parutions de nouvelles normes ;

-          disposer  d’une fonction permettant de faire le lien direct avec la nouvelle version de la norme citée ;

-          pour le gestionnaire local : établir le reporting financier ;

-          pour l’administrateur de l’application :

  •  Extensions aux besoins de l’IST (Intelligence Scientifique et Technique) et de l’IES (Intelligence Economique et Stratégique) : ajustement de la structure de la base qui reste souple et dynamique, paramétrage de connecteurs spécifiques, couplage avec une plateforme de veille dédiée au Web 

Conclusion/avis sur le déroulé du projet

La valeur ajoutée de la plateforme d’intelligence collective avec Alexandrie est la suivante :

  • Liens entre le référentiel technique interne et les normes externes
  • Commandes sécurisées
  • Indexation par secteur d’activité
  • Gestion fine des droits d’accès
  • Pour les collaborateurs : gain de temps important et autonomie accrue.
  • Pour DCNS : rationalisation des achats = optimisation des coûts.



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