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Projet client : Communauté de communes de La Hague

CCH

Créé le 1er janvier 1977, la CCH est un établissement public de coopération intercommunal (E.P.C.I.) à fiscalité propre. La Communauté de communes de la Hague emploie 376 agents qui sont répartis entre les différents services, aussi bien au siège que sur le territoire. Depuis 2001, le service documentation de la collectivité utilise le logiciel Alexandrie. De 2001 à aujourd’hui, de nombreux projets sont venus alimenter la base de données comme la mise en place :

• d’une photothèque (2002),

• d’une GED : accès des actes administratifs de la CCH (décisions, délibérations, arrêtés, documents des ressources humaines) (2003 : documents accessibles par les internautes),

• d’un trombinoscope (2004),

• de la gestion du courrier arrivé et départ pour l’ensemble des services (2008) avec l’apparition de contributeurs.

 


Contexte et enjeux

Cette diversité de documents et d’informations ne répondait plus à nos besoins en termes de lisibilité et d’accès à l’information. En effet, les services de la CCH sont de plus en plus demandeur. Ils souhaitent avoir une centralisation de l’information qu’elle soit interne ou externe. Par ailleurs, la mise en place du courrier en V6 avait eu pour conséquence de mettre en place un mot de passe différent pour les utilisateurs. Ces derniers trouvaient ce double accès contraignant.

D’autre part, le transfert de la photothèque et du trombinoscope à la direction de la communication modifiait l’organisation du service documentation. C’est dans ce contexte que le projet de migration en Version 7 a vu le jour.

Caractéristiques du projet

Le portail doit permettre à la fois :

• L’accès pour tout internaute à une base de données de nos actes administratifs (délibérations, décisions et arrêtés réglementaires) avec un accès invité.

• L’organisation de quatre espaces dont 2 de consultation et 2 de « contribution » : un espace documentation générale, un espace documentation interne, un espace courrier et un espace communication.

• La contribution d’agents des autre services : espace communication et courrier.

• La possibilité de proposer des services en ligne de type : recherches simples, avancées et en texte intégral, accès aux produits documentaires, accès aux dossiers thématiques…

• L’accès pour les personnes autorisées (secrétaires, directeurs…) de gérer son courrier.

Contraintes :

• Un délai de réalisation très court : 1 an.

Solutions apportées par GB Concept

• Un portail full-web facilitant l’accès aux fonctionnalités du portail et permettant une ouverture à d’autres contributeurs.

• Des espaces de travail réservés dont l’accès est contrôlé : espaces de consultation pour les usagers, espaces de gestion et d’administration accessibles aux personnes autorisées (gestion des droits par groupes).

• Une base multi-fonds dont l’interface est personnalisable : identification graphique des trois espaces de consultation ; affichage différencié par nature d’information, type de documents ou champs.

Bénéfices client

• Un outil complet alliant les services d’un portail web et d’un logiciel de gestion documentaire.

• Un accompagnement méthodologique et technique de l’analyse des besoins fonctionnels à la mise en production (formations comprises) et un suivi du projet depuis.

Avis sur le déroulé du projet

L’analyse fine des besoins et attentes des promoteurs ainsi que le suivi régulier du dossier par la chef de projet GB Concept ont garanti la réalisation du portail selon les critères demandés.

Accès internaute

CCH

Accès aux espaces : page d’accueil après connexion

CCH

Accès espace documentation générale

CCH

Accès espace documentation interne

CCH

Accès espace communication

CCH



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